災(zāi)后重建檔案管理工作總結(jié)
為切實做好“8.8”地震災(zāi)后重建檔案管理工作，確保災(zāi)后重建檔案完整、準(zhǔn)確和安全?？h檔案局把災(zāi)后重建檔案管理作為檔案工作服務(wù)中心、服務(wù)民生的一項重要工作來抓，明確專人負(fù)責(zé)災(zāi)后重建檔案的收集、整理和歸檔工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，有力推進(jìn)了災(zāi)后重建檔案收集及時、完整準(zhǔn)確和安全保管。
一、工作開展情況
1.明確任務(wù)，壓實責(zé)任。去年3月由縣檔案局起草，重建辦下發(fā)了《加強縣“8.8”地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目檔案管理工作的通知》，明確了災(zāi)后重建項目檔案責(zé)任分工。指出項目建設(shè)單位及項目建設(shè)管理單位應(yīng)當(dāng)對設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，災(zāi)后重建工程項目建設(shè)單位（業(yè)主）要建立、健全檔案相關(guān)管理制度，設(shè)立檔案室，落實檔案管理專職人員；勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位要各司其職，配合項目建設(shè)單位做好災(zāi)后恢復(fù)重建工程項目檔案管理工作，并對項目檔案管理登記和驗收申請作了明確要求。
2.強化培訓(xùn)，服務(wù)重建。舉辦了災(zāi)后重建項目檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)班，各項目主管部門和項目建設(shè)單位專兼職檔案人員120余人參加了培訓(xùn)。重點講解了《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》“科技檔案整理”“建設(shè)項目檔案管理登記、驗收申請及檔案安全保密要求”等業(yè)務(wù)知識，開展了現(xiàn)場實訓(xùn)觀摩。通過培訓(xùn)，深化了各項目建設(shè)單位對檔案工作重要性的認(rèn)識，掌握了項目檔案工作業(yè)務(wù)知識，增強了項目檔案管理能力。
3.精心指導(dǎo)，規(guī)范管理?？h檔案部門不定期聯(lián)合縣重建辦和相關(guān)部門分別到項目主管部門、建設(shè)單位、施工單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。工作中做到有求必應(yīng)，主動到災(zāi)后重建項目單位上門服務(wù)，對檔案收集整理過程中遇到的問題及時解答，避免走彎路，減少在檔案收集、整理、歸類、裝訂過程中的盲目性。在檔案部門的精心指導(dǎo)下，各災(zāi)后恢復(fù)重建工程項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）建立健全了檔案相關(guān)管理制度，設(shè)立了檔案室，落實檔案管理專兼職人員，實現(xiàn)了工程項目檔案資料的集中統(tǒng)一管理，確保項目檔案完整、準(zhǔn)確、安全。
4.集中人力，及時歸檔?？h檔案部門牽頭，集中人力對全縣抗震救災(zāi)期間形成的檔案進(jìn)行了統(tǒng)一集中收集歸檔進(jìn)館，包括文書檔案500余盒（卷），聲像和實物檔案等。確保了抗震救災(zāi)工作檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，為災(zāi)后重建打下了堅實基礎(chǔ)，為今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒以及弘揚中華民族偉大精神將提供重要的歷史依據(jù)。
二、存在的問題
在工作中也發(fā)現(xiàn)一些問題，集中表現(xiàn)在：
一是重視不夠。項目主管部門（業(yè)主單位）對項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位督查指導(dǎo)力度不夠，重視不夠，個別單位工作環(huán)境仍存在不安全，工作人員不固定，業(yè)務(wù)不熟悉。
二是材料不夠規(guī)范。部分卷內(nèi)材料無日期、簽字，簽章不齊全，目錄題名不規(guī)范，卷內(nèi)材料頁碼未編寫，填寫不完整等。
三是收集、歸檔不及時。項目完工后，歸檔整理檔案材料不及時，項目業(yè)主單位未及時向檔案行政管理部門申請項目檔案驗收，相關(guān)部門密切配合、工作合力不夠，項目檔案驗收工作推進(jìn)吃力。
三、下步工作建議
今后，若要在災(zāi)后重建檔案管理中規(guī)避如上存在的問題，進(jìn)一步規(guī)范重建項目檔案管理工作，需要做好以下幾方面的工作：
一是加強培訓(xùn)。加強對重大項目檔案業(yè)務(wù)人員各層次培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一批懂管理、熟悉業(yè)務(wù)、愛崗敬業(yè)的檔案人才隊伍。
二是強化責(zé)任落實。加大對災(zāi)后重建項目單位檔案指導(dǎo)檢查力度，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋情況，督促及時整改，促使重建項目檔案收集及時、完整。質(zhì)監(jiān)部門要嚴(yán)格把關(guān)，密切配合項目檔案驗收工作，對工程檔案未經(jīng)檔案行政管理部門進(jìn)行初驗合格的不得進(jìn)行工程驗收。同時把項目檔案管理工作納入相關(guān)項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）災(zāi)后恢復(fù)重建年終目標(biāo)績效考核內(nèi)容，對在災(zāi)后重建過程中造成檔案損失的，將依法追究相關(guān)單位及人員責(zé)任。
三是注重影像資料收集。建議各項目建設(shè)單位要加大對項目建設(shè)過程中的圖片和視頻的收集力度，要主動與設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位對接，做到專人負(fù)責(zé)，應(yīng)收盡收。
四是加強檔案人員與實施部門的溝通。項目檔案管理人員應(yīng)積極參加項目實施管理會議，了解項目建設(shè)動態(tài)，根據(jù)項目建設(shè)進(jìn)度及時提出文件材料的收集內(nèi)容和要求，并在整理過程中提出整改和補充建議。
五是注重發(fā)揮監(jiān)理的作用。檔案管理人員對項目材料的實體內(nèi)容是很難事前掌握的，應(yīng)充分發(fā)揮項目質(zhì)量監(jiān)理作用，項目監(jiān)理對文件材料內(nèi)容是否真實、齊全、完整進(jìn)行把握，同時通過文件材料的內(nèi)容對項目建設(shè)質(zhì)量是否達(dá)到國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把關(guān)，才能不效的提高建檔歸檔質(zhì)量。
目前我縣災(zāi)后重建項目正在建設(shè)，檔案正在形成過程中，現(xiàn)階段主要是加大對各階段檔案的收集，確保完整、及時、安全?？傊?，做好項目檔案管理工作是項目管理的一項重要內(nèi)容，必須千方百計采取各種積極措施，使項目檔案的管理納入法制化、規(guī)范化的軌道，使項目檔案管理形成一套完整、準(zhǔn)確、便于使用的檔案系統(tǒng)，才能更好的為災(zāi)后恢復(fù)重建，建設(shè)美麗新服務(wù)。